SOP Pengadaan Barang dan Jasa

  1. TUJUAN

Prosedur ini disusun dan diterapkan untuk menciptakan mekanisme pembelian barang dan jasa yang merupakan asset perusahaan, sesuai dengan ketentuan perusahaan yang berlaku, mendapatkan harga yang paling rendah dengan kualitas bagi perusahaan, pelaksanaan penyerahan asset yang tertib administrasi.

  1. RUANG LINGKUP

I. Metode pembelian barang dan jasa yang dilaksanakan di perusahaan adalah dengan metode kondisi normal dan metode kondisi khusus.

A. Metode Kondisi Normal :

  1. Prosedur Pembelian Tunai, adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara tunai .
  2. Prosedur Pemilihan Langsung, adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa tanpa melalui pelelangan umum atau pelelangan terbatas, yang dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 (tiga) vendor dan melakukan negosisasi, baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan yang secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
  3. Prosedur Pelelangan Umum, adalah pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang dilakukan secara terbuka, sesuai dengan bidang usaha atau ruang lingkup atau kualifikasi kemampuannya, dengan pengumuman melalui sekurangnya 1 (satu) media cetak atau media online.

B. Metode Kondisi Khusus :

Metode Kondisi Khusus dilaksanakan dalam kondisi khusus/tertentu dan atau yang dipersyaratkan dengan tetap memperhitungkan Biaya, Mutu dan Waktu pemenuhannya.

Prosedur langsung Ditunjuk Rekanannya, adalah metode pengadaan barang/jasa dalam kondisi khusus/tertentu yang dilakukan dengan prosedur seperti dalam keadaan mendesak, terjadi bencana alam, barang/jasa bersifat spesifik/khusus, barang melekat dengan alam, pembelian kepada pabrikan atau agen tunggal, pengadaan kepada BUMN, Lembaga Pemerintahan, Perguruan Tinggi Negeri, pekerjaan lanjutan yang tidak ada standarnya, pekerjaan tambahan.

II. Ketentuan Umum Dalam Pengadaan Barang dan Jasa

a. Setiap pengadaan barang dan jasa harus dilakukan dengan menggunakan Surat Pesanan/Surat Perintah Kerja (SPK)/Kontrak atau dokumen lain yang sah sebagai dasar perikatan dengan vendor.  Dalam proses pengadaan, terdapat beberapa jenis perikatan berdasarkan alur proses penerbitannya :

  1. Kontrak Ringkas/Surat Pesanan/Purchase Order, minimum membuat ketentuan tentang para pihak, lingkup pekerjaan, harga barang/jasa, jangka waktu pelaksanaan, tempat penyerahan, pelaksanaan pembayaran, pajak dan pembayaran lainnya, jaminan mutu/garansi (jika diperlukan), jaminan pelaksanaan (jika diperlukan), denda, penyelesaian perselisihan. Proses penerbitannya dimulai dengan adanya departement request dan diikuti adanya proses administrasi pembelian dan langsung diterbitkan kontrak ringkas/SP/PO tanpa menerbitkan SPK. Transaksi Rp 2-20 juta menggunakan PO. PO transaksi ditandangani oleh Manager Umum dan Administrasi. Untuk transaksi yang tidak bisa merujuk ketentuan diatas akan dibuat internal memo.
  1. Kontrak Lengkap, perikatan ini digunakan untuk pengadaan yang beresiko besar dan/atau hak dan kewajiabn antara para pihak yang melakukan perikatan bersifat komplek, proses penerbitan dimulai dengan adanya permintaan barang/jasa dan diikuti adanya proses administrasi pengadaan, selanjutnya diterbitkan SPK lalu dibuat kontrak lengkap, minimum memuat ketentuan tentang para pihak, definisi, lingkup pekerjaan, harga barang/jasa, jangka waktu pelaksanaan, tempat penyerahan, pelaksanaan pembayaran, pajak dan pembayaran lainnya. Jaminan mutu/garansi (jika diperlukan), jaminan pelaksanaan/pemeliharaan (jika diperlukan), asuransi (jika diperlukan), force majeure, denda, penyerahan kepada pihak ketiga, pembatalan kontrak, perbedaan-perbedaan, pejabat yang ditunjuk dan tanda tangan, amandemen, penyelesaian perselisihan, lampiran-lampiran.
  1. Langsung ditunjuk Rekanannya, dilaksanakan dalam kondisi khusus dengan tetap memperhitungkan biaya, mutu dan waktu pemenuhan diantaranya:
  • Pengadaan tidak dapat ditunda.
  • Bila digunakan metode lainnya dapat berakibat kehilangan kesempatan memperoleh order yang menguntungkan.
  • Pengadaan hanya dapat dipenuhi oleh rekanan tertentu.
  • Barng/Jasa memiliki sifat spesifik dana tau homogen/keseragaman.
  • Barang/Jasa tidak bisa digantikan oleh pabrikan atau rekanan lain.
  • Pekerjaan tambahan maksimum 20% dari nilai kontrak induk untuk pengadaan gedung.
  • Pengadaan kepada Instansi Pemerintah, BUMN, BUMD, Lembaga Pendidikan Negeri dan Pabrikan/Agen Tunggal.
  • Pekerjaan lanjutan yang secara teknis merupakan satu kesatuan atau karena bersifat homogeny sehingga perlu dijaga kontinuitas pelaksanaan sesuai dengan pendapat unsur teknis.
  • Bila digunakan metode lainnya dapat berakibat meningkatnya biaya dan waktu pemenuhan.
  • Klarifikasi dan Negoisasi Harga.
  • Dapat menggunakan Surat Perintah Kerja (SPK) yang selanjutnya ditindaklanjuti dengan kontrak.
  • Untuk kontrak perpanjangan yang bersifat unik yang berlaku universal baik secara Internasional maupun Nasional terhadap suatu produk yang dibeli.
  • Kontrak yang diterbitkan sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan.
  • Persyaratan pada prosedur lainnya jika diperlukan dapat ditambahkan/disesuaikan berdasarkan kondisi dan kebutuhan didalam penerapan prosedur ini.

b. Cara pembayaran dan uang muka

  1. Jumlah pembayaran kepada rekanan dilakukan sesuai dengan pelaksanaan pekerjaan dan tidak dibenarkan melebihi prestasi pekerjaan yang diselesaikan atau jumlah barang yang diserahkan.
  2. Perusahaan pada prinsipnya tidak memberikan uang muka kepada rekanan kecuali atas permintaan rekanan dan disetujui oleh perusahaan serta dituangkan dalam SP/SPK/Kontrak.
  3. Besarnya uang muka yang dapat disetujui diatur sebagai berikut :
  • Uang muka dapat diberikan sebesar sampai dengan 40% dari nilai total SP/SPK/Kontrak bagi Lembaga Pendidikan, Koperasi, serta golongan ekonomi lemah dan sebesar sampai dengan 30% dari nilai total SP/SPK/Kontrak bagi rekanan lain.
  • Besarnya presentase uang muka tersebut bersifat pasti, tidak boleh ditafsirkan lain atau tawar menawar.
  • Pembayaran uang muka dilakukan setelah rekanan menyerahkan jaminan baik berupa surat jaminan yang diterbitkan oleh Bank Umum atau Asuransi, dan nilai jaminan tersebut sekurang-kurangnya sama dengan jaminan uang muka yang diberikan serta dengan masa berlaku yang cukup.
  • Untuk metode pengadaan barang/jasa dalam kondisi khusus/tertentu yang dilakukan dengan prosedur seperti dalam keadaan mendesak, terjadi bencana alam, barang/jasa bersifat spesifik/khusus, barang melekat dengan alam, pembelian kepada pabrikan atau agen tunggal, pengadaan kepada BUMN, Lembaga Pemerintahan, Perguruan Tinggi Negeri, pekerjaan lanjutan yang tidak ada standarnya, maka pembayaran uang muka cukup dengan surat perjanjian yang ditandatangani dengan materai cukup.
  • Dalam hal diberikan uang muka, maka pelunasannya diperhitungkan langsung dari tagihan rekanan yang bersangkutan sesuai dengan surat perjanjian/kontrak.

c. Seleksi dan Evaluasi Rekanan.

  1. Evaluasi daftar rekanan dilakukan minimal 2 (dua) tahun sekali.
  2. Penerimaan rekanan baru dapat dilakukan setiap saat pada tahun berjalan dengan pertimbangan rekanan dan/atau barang/jasa dari rekanan tersebut dibutuhkan perusahaan.
  3. Untuk melakukan seleksi dan evaluasi rekanan dapat dilakukan melalui tim minimal terdiri dari 2 (dua) orang dimana satu diantaranya dapat berasal dari divisi yang independen, selain bagian umum.

d. Pengadaan Berulang, adalah pengadaan melalui rekanan yang sama secara berurutan dengan harga paling tinggi sebesar harga pengadaan sebelumnya, kecuali pengadaan dengan kondisi khusus yang merujuk pada poin b.3 nomor 4 di atas.

e. Harga Perhitungan Sendiri (HPS) atau Owner’s Estimate (OE) untuk pembangunan gedung/pabrik/gudang/bangunan lain.

HPS tersebut bisa dibuat sendiri oleh unsur teknik atau pemakai atau dengan menggunakan tenaga ahli dari pihak luar. Dalam setiap pelaksanaan pengadaan khususnya bangunan (gedung) diwajibkan memiliki HPS yang minimal berisi nama proyek dan lokasi proyek, gambar, ukuran, perincian jenis bahan, volume masing-masing jenis bahan dan perkiraan biaya yang bersangkutan. HPS barang/jasa pra konstruksi berupa Engineering Estimate (EE) yang telah disahkan menjadi Owner’s Estimete (OE).

 

  1. TATA CARA PEMBELIAN/PENGADAAN BARANG ATAU JASA

I. Prosedur pembelian/pengadaan barang atau jasa dengan nilai transaksi di atas Rp 500.000.000,- untuk pengadaan jasa dan diatas Rp. 1.000.000.000,- untuk pengadaan barang

  1. Khusus untuk pembelian/pengadaan barang atau jasa dengan nilai transaksi diatas 500.000.000,- untuk pengadaan jasa dan diatas Rp 1.000.000.000,- untuk pengadaan barang bisa dilakukan dengan dua metode: (1) kondisi normal dengan prosedur pelelangan umum atau (2) metode kondisi khusus.
  2. Untuk prosedur pelelangan umum dilakukan melalui dengan pihak yang merupakan rekanan (apabila ada) atau dengan calon rekanan, dengan terlebih dahulu melakukan pembentukan Tim Panitia Pelaksanaan Lelang yang dipimpin oleh Ketua Tim Lelang. Tim Panitia Pelaksana Lelang terdiri dari maksimal 3 (tiga) orang yang mewakili 1 (satu) divisi keuangan, 1 (satu) divisi umum pengadaan barang dan jasa, dan 1 (satu) divisi terkait (yang memerlukan barang dan jasa).
  3. Tim panitia diajukan oleh Bagian Umum kepada Direksi untuk diterbitkan Surat Keputusan Direksi.
  4. Karena besarnya anggaran pembelian/pengadaan barang atau jasa ini maka perlu dibuat penganggarannya untuk masa satu tahun rencana kerja.
  5. Sebelum diadakan pembelian/pengadaan barang atau jasa, Divisi/Departemen yang memerlukan mengajukan pemesanan barang atau jasa berdasarkan kebutuhan kepada Bagian Umum, dengan mengisi formulir pemesanan dilengkapi dengan spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan, diketahui oleh Kepala Divisi/Departemen terkait, Manajer Keuangan dan General Manager. Formulir harus mendapat persetujuan direktur.
  6. Bagian umum mengajukan nama anggota panitia lelang kepada direktur untuk disetujui dan dibuatkan SK Tim Panitia Pelaksana Lelang.
  7. Tim Panitia lelang melakukan prosedur lelang sesuai ketentuan.
  8. Formulir pemesanan barang atau jasa dan calon peserta lelang yang sudah ditandatangani oleh Tim Panitia dan sudah diparaf oleh Kepala Divisi, Manajer Keuangan dan General Manager serta resume pemilihan pemenang lelang diajukan kepada Direksi untuk persetujuan pembelian/pengadaan barang atau jasa.
  9. Merujuk pada ruang lingkup, pembelian barang/jasa dilakukan secara terbuka, dengan pengumuman melalui sekurang-kurangnya 1 (satu) media cetak atau media online.
  10. Seleksi calon peserta lelang dapat dilakukan oleh Tim Panitia Lelang dengan sebelumnya menetapkan Harga Perhitungan Sendiri (HPS) atau Owner’s Estimate.
  11. Formulir pemesanan barang atau jasa dan calon peserta lelang yang sudah ditandatangani oleh Tim Panitia dan sudah diparaf oleh Kepala Divisi, Manajer Keuangan dan General Manager serta resume pemilihan pemenang lelang diajukan kepada Direksi untuk persetujuan pembelian/pengadaan barang atau jasa.
  12. Pemesanan barang atau jasa yang sudah disetujui oleh Direksi dilaksanakan pembelian atau pengadaannya oleh Tim Panitia Lelang, dengan memperhatikan ketentuan umum dalam pengadaan barang dan jasa.
  13. Direksi memberikan otorisasi persetujuan atas pengadaan barang dan jasa.

 

II. Prosedur pembelian/pengadaan barang atau jasa di atas Rp 2.000.000,-  sampai dengan < Rp.500.000.000,- untuk jasa dan < Rp 1.000.000.000,- untuk barang/bangunan. 

  1. Khusus untuk pembelian/pengadaan barang atau jasa di atas Rp 2.000.000,- sampai dengan < Rp.500.000.000,- bisa dilakukan metode kondisi normal dengan prosedur pemilihan langsung atau metode kondisi khusus.
  2. Sebelum diadakan pembelian/pengadaan barang atau jasa pengajuan pemesanan barang atau jasa berdasarkan kebutuhan dengan mengisi formulir permintaan Departemen dilengkapi dengan spesifikasi barang atau jasa yang diperlukan dan ditandatangani oleh pemohon dan disetujui oleh atasan langsung.
  3. Formulir pemesanan barang atau jasa yang sudah ditandatangani oleh atasan langsung pemohon tersebut diajukan kepada bagian umum (pengadaan barang dan jasa) untuk ditindaklanjuti dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 (tiga) vendor dan melakukan negosiasi, baik teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Penawaran yang diterima dari 3 vendor tersebut dibuat Purchase Quotation (PO).
  4. Formulir pemesanan barang atau jasa yang sudah ditandatangani oleh Kepala Divisi dan Manajer Keuangan dan perbandingan sekurang-kurangnya dari 3 (tiga) vendor serta resume pemilihan vendor (dan diotorisasi oleh Kepala Divisi Umum) diajukan kepada Direksi untuk persetujuan pembelian.
  5. Pemesanan barang atau jasa yang sudah disetujui oleh Direksi dilaksanakan pembelian atau pengadaannya oleh bagian umum (pengadaan barang dan jasa) dengan spesifikasi yang sesuai permintaan divisi terkait dengan Purchase Order.
  6. Barang yang dipesan diterima oleh Dept Umum. Dept Umum memeriksa kondisi barang dan membandingkan dengan PO serta membuat berita acara serah terima barang.
  7. Dept Umum memeriksa invoice dari vendor dan memastikan jumlahnya telah sesuai dengan harga penawaran, termasuk dengan pajak-pajak yang muncul.
  8. Untuk melakukan pembayaran, Dept Umum mengisi formulir klaim Biaya Pembelian Barang/Jasa dengan melampirkan formulir pemesanan barang, Purchase Quotation, Purchase Order, serta invoice dari vendor terpilih.
  9. Formulir Klaim Biaya Pembelian Barang/Jasa harus ditandatangani dan diketahui oleh Kepala Divisi/Departemen terkait. Bagian keuangan bertanggung jawab untuk memverifikasi laporan klaim yang diajukan dan menolak laporan tersebut jika klaim yang diajukan tidak dapat dibuktikan kebenarannya atau belum lengkap. Jika form klaim telah diverifikasi, maka Dept Keuangan akan meminta persetujuan Direktur.
  10. Setelah mendapat persetujuan Direktur, maka Dept Keuangan akan memproses pencairan dana. Dana yang telah cair akan diserahkan ke bagian pengadaan dengan menandatangani formulir klaim tersebut.
  11. Dept Keuangan akan menyerahkan lembaran merah form Klaim Biaya Permintaan Barang/Jasa kepada bagian umum dan lembaran kuning untuk pemohon.
  12. Untuk pembayaran atas barang/jasa yang bersifat bertahap, prosedur dilakukan serupa dengan diatas. Untuk setiap tahapan, vendor terpilih mengajukan invoice ke Dept Umum dan Dept Umum memeriksa apakah sesuai dengan kontrak atau tidak (jika dibuat kontrak ringkas).

 

III. Prosedur pembelian/pengadaan barang atau jasa di bawah atau sama dengan Rp 2.000.000,-

  1. Untuk pengajuan rencana pembelian/pengadaan barang atau jasa di bawah Rp2.000.000,- dapat dilakukan dengan mengajukan formulir permintaan barang atau formulir permintaan department.
  2. Formulir Permintaan Barang berisikan : Nama pemesan, Dept/Divisi Pemesan, Tanggal Pengajuan, Periode, Tujuan Pengajuan, Jenis Barang, Spesifikasi, Jumlah dan Keterangan.
  3. Formulir Permintaan Barang ditandatangani oleh pemesan dan disetujui oleh atasan langsung
  4. Formulir Permintaan Barang terdiri dari tiga rangkap berwarna putih, merah, dan dan kuning.
  5. Formulir Permintaan Barang yang telah disetujui oleh atasan langsung pemesan diserahkan ke Dept Umum.
  6. Dept Umum akan memproses Formulir Permintaan Barang dengan mengisi form advance permintaan barang/jasa. Form advance permintaan barang/jasa berisikan Nama, Dept asal, Tanggal Pengajuan, Periode Pengajuan, Tujuan, No, Deskripsi, Jumlah, Harga, Total, dan Keterangan.
  7. Form Advance Permintaan Barang/Jasa diisi oleh Dept Umum dan ditandatangani oleh penanggung jawab procurement dan diketahui oleh Manajer Umum. Selanjutnya form diperiksa dan ditandatangani oleh Manajer Keuangan. Selanjutnya form tersebut diserahkan kepada Direktur
  8. Setelah disetujui oleh Direktur, Dept Keuangan akan memproses pencairan dana untuk pengadaan barang/jasa yang dimaksud. Setelah dana cair, maka dana diserahkan kepada penanggung jawab procurement untuk dilakukan pembelian dan menandatangani form advance permintaan barang/jasa sebagai bukti telah menerima dana.
  9. Dept Keuangan akan menyerahkan lembaran merah formulir permintaan departemen dan form advance permintaan barang/jasa kepada bagian umum dan lembaran kuning untuk pemohon.
  10. Penanggung jawab procurement yang telah mengajukan advance bertanggung jawab untuk melaporkan penggunaan dana advance tersebut dengan mengisi formulir klaim biaya pembelian barang/jasa. Klaim paling lambat dilaporkan 1 bulan setelah uang muka diterima oleh pihak yang mengajukan advance.
  11. Formulir klaim biaya pembelian barang/jasa harus ditandatangani dan diketahui oleh Kepala Divisi/Departemen terkait. Bagian keuangan bertanggung jawab untuk memverifikasi laporan klaim yang diajukan dan menolak laporan tersebut jika klaim yang diajukan tidak dapat dibuktikan kebenarannya. Jika form klaim telah diverifikasi, maka Dept Keuangan akan meminta persetujuan Direktur.
  12. Jika klaim tersebut berjumlah selisih kurang, maka Dept Keuangan akan membayar kekurangan tersebut, dan pemohon klaim menandatangani form klaim tersebut sebagai bukti bahwa telah menerima kekurangan dana. Sebaliknya, jika jumlah klaim selisih lebih, maka pemohon harus menyerahkan kelebihan advance tersebut kepada Dept Keuangan, dan Dept keuangan akan menandatangani form klaim tersebut.
  13. Dept Keuangan akan menyerahkan lembaran merah klaim biaya permintaan barang/jasa kepada bagian umum dan lembaran kuning untuk pemohon.

 

Translate »